Strukturierte Organisation am Laufenden Band

Wer in der Eventbranche arbeitet, braucht vor allem eines: Nerven aus Stahl. Bei der Organisation verschiedener Events gilt es, stets die Übersicht über diverse Termine und Absprachen zu behalten, Angebote zu erstellen, Dienstleister zu koordinieren und vieles mehr. Je größer das Event, desto umfangreicher wird die Organisation. 

Du kennst das sicherlich: Da will man sich auf eine Sache konzentrieren, ein Konzept schreiben, die Buchhaltung machen oder ähnliches, schon klingelt das Telefon und man wird wieder aus dem Thema gerissen, um noch mehr Aufgaben, die aus dem Telefonat resultieren, zu erledigen. Man hetzt von Termin zu Termin, trifft sich mit Dienstleistern und Partnern, trifft diverse Absprachen - wer da nicht fleißig Buch führt, verliert schnell die Übersicht.

Unzählige Überstunden sind an der Tagesordnung, um allen anfallenden Arbeiten gerecht zu werden, unerwartete Probleme zu lösen oder auch Kundenanfragen zu beantworten. All diese Tätigkeiten sind nicht nur zeitaufwendig, sie wiederholen sich auch ständig.

Automation rettet dich vor dem Burnout

Um den Arbeitsalltag etwas entspannter zu gestalten, muss Automation her. Quentn hilft dir, wiederkehrende Prozesse zu automatisieren. Durch Integrationen zu Drittanbietern - direkt oder über Schnittstellen wie Zapier oder Integromat - lassen sich Leads generieren oder auch kinderleicht Termine automatisch vereinbaren. Angebote können durch Formular-Abfragen automatisch vorbereitet werden.

Dank des integrierten Sales-CRMs beschränkt sich der Aufwand für Nachfass und Koordination auf ein Minimum. Du hast genau im Blick, welcher Kontakt sich an welcher Position befindet und was der nächste Schritt für diesen ist.

Einladungen, weiterführende Informationen, Erinnerungsmails oder After-Show-Infos werden automatisiert in zuvor definierten Zeiträumen versendet. 

Die Herausforderungen

1. Planungschaos: Als Eventmanager hechtet man oft von einem Termin zum nächsten, zwischendurch werden nebenbei neue Termine vereinbart. Schnell geht da die Übersichtlichkeit verloren.
2. zeitraubende Prozesse: Oftmals dauert es seine Zeit, bis alle Informationen vom Kunden beschafft sind. Somit stellen die Angebotserstellung, Nachfass und Koordination einen erheblichen Aufwand dar.
3. Einladungsmanagement & After-Show: Unterschiedliche Kontakte sollen verschiedene Einladungen erhalten und differenziert behandelt werden. Auch im Nachgang eines Events soll der Nachfass individuell gestaltet sein - das braucht Zeit. 

Die Lösung: Automation & Data Driven Marketing

1. Termin Management: Automatisiere die Terminbuchungen und erinnere sowohl den Interessenten als auch dich selbst vor dem Terminstart. Auch der Nachfass lässt sich spielend leicht automatisieren.
2. Automatisierung der iterativen Prozesse: Akquise, Angebotsvergabe, Nachfass, u.v.m. - all dies lässt sich mit Quentn automatisieren. Das spart nicht nur Zeit und Geld, sondern die Mitarbeiter können sich wieder auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.
3. Nutzerbasiertes Verhalten: Quentn bietet Data Driven Marketing par excellence: Tracke, wer welche E-Mail geöffnet und welchen Link geklickt hat, wer sich auf einer Webseite aufhielt oder ein Video für eine bestimmte Zeit angesehen hat und reagiere individuell auf das Verhalten. Dank diverser Tags lassen sich Kontakte im Vorfeld lupenrein selektieren, sodass jeder das erhält, was zu ihm passt.

Beispielkampagne: Termin vereinbaren + Erinnerung

Hier findest du ein Erklärvideo sowie die Kampagne zum Import in dein Quentn-System.

Christian Bachmann über seine Erfahrungen mit Quentn

Christian Bachmann ist Polizist in Elternzeit, ehemaliger DJ, lizenzierter Wedding-Planner und Business-Coach. 2014 gründete er das Portal POM-Events, auf dem er primär Brautpaare an die für sie richtigen Dienstleister vermittelt. Er unterstützt aber nicht nur Brautpaare, sondern sorgt ebenfalls für die musikalische Gestaltung energiegeladener Parties oder plant professionelle Events für Geschäftskunden. Als Business-Coach nimmt Christian Bachmann Anfänger an die Hand und coacht im Business-Aufbau: Selbstständigkeits-Aufbau, Persönlichkeitsentwicklung, Zielsetzung und viele weitere Themen stehen hier im Fokus.

Am Anfang war die größte Herausforderung, überhaupt am Kunden zu kommen. Diese Hürde habe ich aber in der Zwischenzeit erfolgreich gemeistert. Die zweite Herausforderung, die ja immer wieder kommt, ist, die neuen Kunden auch zu “verwalten”.

Ich stehe zwar noch relativ am Anfang meines Businesses (ich habe noch nicht Zehntausende Abonnenten), aber trotzdem habe ich mich von Anfang an dazu entschieden, einen Autoresponder zu benutzen. Warum? Weil mir klar ist: Wenn man schnell wächst (und das kann durchaus schnell passieren) kommt eine Lawine auf einen zu gerollt, die man ohne ein vernünftiges E-Mail-Marketing-System nicht mehr handlen kann.

Um seinen Erfolg zu bewerten und zu wachsen, muss man Dinge messbar machen. Nur so kann man schauen was funktioniert und was nicht. Da ich von Anfang an mit meinen Businesses E-Mail-Marketing-Systeme nutze, konnte ich gleich im Kleinen testen, was geht. So konnte ich mit meinem Kundenstamm mitwachsen und lernen. Lieber man macht Fehler ganz am Anfang, lernt daraus und macht es in Zukunft besser, als wenn man schon eine große Liste hat und dann viele Kontakte verliert.

Zuerst habe ich mit einem amerikanischen Anbieter gearbeitet. Hier hatte ich aber das Problem, dass E-Mails nicht richtig angekommen sind oder im Spam-Filter landeten. Auch das System zu verstehen, wie man so eine Automatisierung damit aufsetzt, ist mir schwer gefallen.

“Quentn ist mein 24/7-Mitarbeiter”

Nachdem ich also etwas recherchiert habe, was es sonst noch so für Anbieter gibt, bin ich schnell auf Quentn gestoßen, wofür ich mich letztendlich entschieden habe. Quentn hat mir von Anfang an sehr viel abgenommen: Zum Einen ist es sehr simpel im Aufbau bzw. in seiner Struktur, sodass alle Schritte intuitiv umsetzbar sind. Zum anderen erleichtert es mir brutal das Kundenmanagement.

Ich habe auf meiner Webseite ein Formular hinterlegt, das direkt mit Quentn verbunden ist. kommt nun also ein Brautpaar auf meine Seite und trägt sich ein, wird der Kontakt gleich in Quentn angelegt und in einen Funnel geschickt, wo sie alle nötigen Informationen bekommen, bevor sie überhaupt mit uns direkt in Kontakt kommen. 

Das hilft uns herauszufiltern, ob die Menschen überhaupt bereit sind, unsere Preise zu bezahlen, ob sie “Angebots-Fischer” sind und ob sie bei uns auch das bekommen, was sie sich wünschen. Das mit Quentn umzusetzen war mega einfach. 

Meine Vorteile von Quentn sind also:

1. Rechtskonformes E-Mail-Marketing ist mit Quentn gesichert.
2. Ich kann meine Interessenten mit wichtigen Informationen versorgen, ohne direkt mit ihnen in Kontakt treten zu müssen.
3. Durch meine Funnels kann ich die Kontakte schon im Vorfeld filtern und auch aussortieren.
4. Meine E-Mails landen nicht mehr im Spam-Ordner.
5. Ich hab einen großartigen Support sowohl via Telefon als auch via Mail