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E-Mail-Status

Dieser Artikel enthält folgende Themen (mit einem Klick darauf springst du an die entsprechende Stelle):

E-Mail Status und Reputation

Was bedeutet der E-Mail Status?

Wenn du einen E-Mail Newsletter versendest, wird dieser vom Provider deines Mailservers an den E-Mail-Provider des Empfängers gesendet. Normalerweise empfängt der Provider diese E-Mail und speichert sie im Postfach des Empfängers. Unter gewissen Umständen kann deine E-Mail jedoch nicht zugestellt werden - dann wird die E-Mail-Adresse des Empfängers gesperrt. Anhand des Fehlercodes erkennt Quentn die Ursache für die Sperrung und kategorisiert die Adressen in temporäre und anhaltende Sperrung.

Bei Quentn gibt es 9 Status:

  • Grau hinterlegt sind unbekannte Kontakte.
  • Grün hinterlegt sind per Double-Opt-In bestätigte Kontakte.
  • Blau hinterlegt sind alle bestätigten Kontakte: bestätigt (single opt-in), bestätigt (manuell), bestätigt (importiert), bestätigt. ACHTUNG: An Kontakte, die den Status "bestätigt (single opt-in)" besitzen, können noch keine E-Mails versendet werden. Sie müssen erst den Double Opt-in vollzogen haben.
  • Orange sind abgemeldete Kontakte.
  • Rot sind alle gesperrten Kontakte: Spam, gesperrt und temporär gesperrt

Grundsätzlich gilt bei Quentn, dass ein Kontakt nur E-Mails erhalten kann, wenn er den Status "bestätigt (manuell)", "bestätigt (importiert)" oder "bestätigt" hat. Du hast die Möglichkeit, pro Tag max. 5 Kontakten den E-Mail-Status "bestätigt (manuell)" zu geben. Durch die Limitierung schützen wir uns vor Missbrauch.

Sperrungen/ Bouncemanagement

Eine temporäre Sperrung (also ein Softbounce) erfolgt, wenn zum Beispiel:

  • das Postfach des Empfängers voll ist.
  • der E-Mail-Provider zum Versandzeitpunkt nicht erreichbar war, z. B. wegen Wartungsarbeiten.

Kann die E-Mail zum ersten Mal nicht zugestellt werden, schaltet Quentn die E-Mail-Adresse nach 72 Stunden wieder frei. Aber Achtung: Die Zeitspanne erweitert sich mit jeder weiteren Blockierung (bis zu 75 Tagen)! Nach fünf temporären Sperrungen wird die E-Mail-Adresse endgültig gesperrt.

Eine endgültige Sperrung (oder auch Hardbounce) hat zur Folge, dass der Kontakt nie wieder angeschrieben werden kann. Sie erfolgt, wenn zum Beispiel:

  • die Mailadresse falsch ist - entweder, weil ein Tippfehler in der E-Mail-Adresse ist, oder weil der Empfänger diese E-Mail Adresse gelöscht hat.
  • etwas mit der Domain nicht stimmt (das, was hinter dem @ steht) - auch hier kann ein Tippfehler die Ursache sein.
  • die Mail aufgrund von Spam-Verdacht abgelehnt wird.
  • die Absender-Domain wegen einer schlechten Reputation abgelehnt wird.

Als Spam wird deine Mail kategorisiert, wenn:

  • eine schlechte User-Interaktion beim Webmailer verzeichnet wurde. Das heißt: Der Empfänger hat schon in der Vergangenheit Mails von dir erhalten, diese aber ignoriert oder in den Spam-Ordner verschoben.
  • bestimmte Wörter oder Phrasen in der Absenderadresse, Betreffzeile oder auch der E-Mail selbst vorhanden sind, wie „limitiertes Angebot“, „jetzt zugreifen“, „hier klicken“, usw.
  • es zu einer Häufung von mehr als einem starken Satzzeichen hintereinander kommt (!!! oder ???).
  • mehrere Worte oder Sätze in Versalien (Großbuchstaben) geschrieben sind.
  • die Reputation deiner Absenderadresse einen schlechten Wert hat.

Ursachen für Bounces erfahren

Falls du in Erfahrung bringen möchtest, was die Ursache für eine Sperrung war, klicke in der Kontaktübersicht auf den E-Mail-Status des betreffenden Kontakts.

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Es öffnet sich ein Fenster, in dem du die E-Mail-Status-Historie nachvollziehen können. Bei Sperrungen wird auch der Grund für diese genannt (Z. B. hat sich der Kontakt abgemeldet, die E-Mail wurde vom Server geblockt, etc.). Zudem kannst du auch die vollständige Server-Message einsehen.

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Entfernen von endgültig gesperrten Kontakten

Kontakte, die dauerhaft gesperrt wurden, kannst du aus deiner Liste entfernen. Gehe dafür in deine Kontaktübersicht und filtere deine Kontakte nach dem E-Mail-Status. Die Ergebnisse kannst du dann löschen.

Was ist eine E-Mail-Absender-Reputation?

Eine E-Mail-Absender-Reputation ist eine Bewertung mithilfe eines Scores, den ein Internet Service Provider (ISP) einem Unternehmen vergibt, das E-Mails versendet. Der Score repräsentiert die Rangordnung Ihrer IP Adresse gegenüber anderen - der Score ist entscheidend für die Zustellbarkeit Ihrer E-Mail! Je höher der Score, desto eher kommen die E-Mails auch bei den Empfängern an. Fällt der Score, werden die Mails in den Spam-Ordner des Empfängers gesendet oder von vornherein zurückgewiesen.

Folgende Faktoren beeinflussen den Score:

  • die Anzahl der Mails, die vom Unternehmen versendet werden
  • wie viele Empfänger die Mails des Unternehmens als Spam markiert haben
  • wie oft der Service Provider die Mails als Spam gekennzeichnet hat
  • wenn das Unternehmen auf verschiedenen schwarzen Listen steht
  • wie oft die Mails nicht zugestellt werden können, weil sie z. B. an unbekannte Nutzer versendet wurden
  • wie viele Empfänger die E-Mail öffnen, antworten, weiterleiten, löschen oder Links in der Mail anklicken
  • wie viele Empfänger sich aus der Liste austragen

Quentn unterstützt dich dabei, einen guten Score zu erlangen. Die Adressen, bei denen die E-Mails nicht zustellbar waren, werden automatisch (temporär) gesperrt. So vermeidest du es, wiederholt an inaktive Adressen zu senden.

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