El archivo CSV

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Preparación

Si tus contactos aún no están en formato CSV, ábrelos con un programa de hojas de cálculo como Microsoft Excel o LibreOffice Calc. Si es necesario, elimina las columnas para las que no haya un campo de contacto correspondiente en Quentn. Puedes ver qué campos de contacto están disponibles en Quentn editando un contacto existente o creando uno nuevo.

Ciertos campos de contacto, como las etiquetas o los campos de fecha, deben estar en su tabla en un formato específico para que Quentn los importe correctamente. Si algunas columnas de tu registro no tienen el formato deseado, a menudo puedes modificarlas utilizando la función reemplazar de tu programa de hoja de cálculo.

Campos especiales

Etiquetas

Las etiquetas deben aparecer en una sola columna para cada registro (fila). El separador utilizado debe ser una coma, un punto y coma, dos puntos o un espacio.

Ejemplo de registro con etiquetas

Los campos de fecha

Los campos de fecha (por ejemplo, para el campo de contacto "Fecha de nacimiento") deben estar siempre en el formato ISO 8601. Ejemplo: "2004-02-12T15:19:21+00:00" o "2004-02-12".

Campo "País”

Los países deben introducirse en el formato ISO 3166-1 alfa-2. Ejemplo: "DE" para Alemania o "IT" para Italia.

Campo "Saludo”

El campo "Saludo" también determina el sexo del contacto en Quentn. Esto es útil, p. ej., para el saludo automático en función del sexo en los emails. Sin embargo, aquí sólo puede utilizarse una letra: "F" para mujeres y "M" para hombres.

Ejemplo de registro con saludo

Guarda tu registro en el formato de archivo "CSV". Si es posible, asegúrate de que la codificación del archivo es UTF-8 y de que el separador es una coma o un punto y coma.

Por tu interés, te pedimos que tomes en serio esta información. De lo contrario, puedes conducir fácilmente a resultados inesperados y a un trabajo adicional innecesario.

Juego de caracteres

Asegúrate de que el archivo se ha guardado en el juego de caracteres correcto. El sistema Quentn espera UTF-8 y, por tanto, tratará los datos existentes como tales. Si no sabes qué juego de caracteres estás utilizando, fíjate en las diéresis y los caracteres especiales. Si estás utilizando un juego de caracteres incorrecto, normalmente se mostrarán de forma incorrecta. Por ejemplo, un Sr. Müller se convertiría rápidamente en Müller. Esto resulta poco atractivo y profesional.

Nombres y saludos

Para que la importación se realice correctamente, el saludo, el título, el nombre y los apellidos deben figurar en una columna separada. Dependiendo del sistema del que procedan los datos, esto no siempre está garantizado. A menudo hay datos diferentes en la misma columna o celda. He aquí algunos ejemplos:

Nombre

Smith

John Smith

Juan

Sr. Smith

Sr. John Smith

Sr. Smith

Sr. Dr. John Smith

Ingeniero diplomado (FH) John Smith

John-Charles Smith

John Charles Smith

John Smith-Wright

John Smith Wright

La lista podría continuar. Si utilizas la cadena de caracteres completa como saludo en un email, normalmente esto no supondría ningún problema. Sin embargo, no se puede utilizar toda la gama de funciones del software de esta manera, ya que se pierde información como el género.

Los programas de hojas de cálculo como Excel o LibreOffice Calc suelen ofrecer la posibilidad de dividir el contenido de una columna mediante un separador, lo que da lugar a varias columnas. Si el ejemplo anterior se separara con espacios, quedaría así

...y eso nos lleva al siguiente problema:

Mover columnas

En el gráfico mostrado, ya no es posible asignar ninguna de las columnas. Ni el nombre, ni el apellido, ni el saludo están en la misma columna. Esto llevaría al caos al momento de importar.

No sólo "perturbaría" los nombres y el saludo, sino que también afectaría a todas las columnas siguientes. Si no se puede asignar correctamente la dirección de correo electrónico, se "perderá" todo el contacto.

Varias direcciones de correo electrónico en una fila

De vez en cuando, especialmente con los contactos comerciales, hay varias personas de contacto en un registro. Si la exportación no es limpia, pueden aparecer varias direcciones de email en una misma fila, ya sea en la misma columna o en columnas diferentes. En el primer caso, toda la fila sería inválida porque la celda en cuestión -que sólo debería contener una dirección de email- ya no se corresponde con el patrón de una dirección válida. En el segundo caso, sólo se utilizaría la dirección situada en la columna correcta. Las demás se perderían.

Rebotes, spam y contactos dados de baja

Algunos proveedores exportan automáticamente todos los contactos, independientemente de su estado, al mismo archivo le indican la fecha de cancelación o que el contacto ha "rebotado" en una de las columnas. Si quieres importar contactos a Quentn, por favor, elimina todos los contactos que o bien:

• hayan rebotado (rebotes duros y blandos), es decir, que se produzcan errores al intentar el envío
• Nos hayan marcado como spam
• Se hayan dado de baja de la lista.

No está permitido enviar emails a ninguno de estos contactos. Si lo haces, es casi seguro que el intento de entrega fracasará y tu reputación de remitente se verá afectada. Esto tendrá un impacto negativo en los emails enviados en el futuro, incluidos los enviados a otros contactos.

Lista de comprobación para una importación correcta

- Guarda el archivo CSV con el juego de caracteres UTF-8.

- Asegúrate de que el saludo, el título y el nombre y apellidos están en una columna separada. Por cierto, ¡estos datos son todo lo que necesitas para crear un contacto! La dirección de email no es necesaria si puedes introducir el nombre y la dirección completos.

- Asegúrate de que no haya movimiento de columnas en filas individuales.

- Asegúrate de que sólo hay una dirección de correo electrónico por fila.

- Elimina todos los contactos del archivo CSV que tengan un estado que impida escribirles en primer lugar (spam, rebotes, cancelaciones de suscripción).

- Ten en cuenta que, en la columna de saludo, "f" significa mujer y "m" hombre.