Bei Acuity Scheduling handelt es sich um ein Online-Terminplanungs-Tool.

Wenn du auf Termineintragungen in Quentn reagieren möchtest, musst du Acuity Scheduling und Quentn mit Hilfe von Zapier verbinden. Dafür benötigst du mindestens einen Quentn-Basic-Account.

Schritt 1: Kontaktfeld des Typs "Datum" in Quentn erstellen

Gerade, wenn du Daten mit oder ohne Uhrzeit in Quentn übertragen möchtest, um z. B. Opportunities in der Sales Stage zu updaten und die Termine im Blick zu haben, benötigst du zuerst ein Kontaktfeld des Typs Datum. Gehe dafür wie folgt vor:

Klicke im Menü auf Kontakte -> Kontaktfelder und anschließend auf Neues Feld hinzufügen.
Gib dem Feld einen Titel. Unter Beschreibung kannst du dir Notizen machen.
Bestimme den Feldtyp "Datum" und im nächsten Schritt, ob es sich um ein Datum mit oder ohne Uhrzeit handelt.
Klicke auf weiter, um das Feld zu speichern.

Schritt 2: Zap anlegen und Trigger konfigurieren

Melde dich auf der Zapier Webseite an und erzeuge eine neue Zap. Als Trigger wählst du Acuity Scheduling aus und wählst aus, auf welches Ereignis du reagieren willst. Verbinde anschließend deinen Acuity Scheduling -Account und folge den Anweisungen in Zapier, um den Trigger fertig zu konfigurieren.

Schritt 3: Create or Update Contact

Wähle als Action-App Quentn aus und wähle die Aktion “Create or Update Contact”.

Schritt 4: Zap mit Quentn verbinden

Verbinde nun Quentn mit Zapier unter “Connect Account”. Hier öffnet sich beim Klick ein neues Fenster, über das du deine Zap mit deinem Quentn-Account verbinden kannst. Es sind zwei Werte nötig, die du Zapier mitteilen musst: Die API-URL und den API-Key. Beides findest du in deinem Quentn-Account unter Mein Konto -> API Info -> Zapier API. (Anleitung hier) Kopiere beide Werte in die entsprechenden Felder bei Zapier und folge den weiteren selbsterklärenden Anweisungen.

Schritt 5: Felder auswählen

Nachdem du in Zapier deinen Quentn-Host ausgewählt hast, kommst du nun zu “Set up Quentn Contact”. Hier kannst du die Daten aus dem Termin-Tool übernehmen. Zwei sind jedoch wichtig: Primary Email und dein eben angelegtes Kontaktfeld des Typs Datum.

Klicke auf "Continue" und "Finish", benenne die Zap und veröffentliche sie.

Nur auf Eintragung reagieren

Schritt 5: Tag kreieren (optional)

Gehe in Quentn und kreiere einen neuen Tag. Das kannst du unter dem Menüpunkt Kontakte Tags. Klicken auf den Button “Tag hinzufügen” und benenne ihn, z. B. mit “Termin Beratung”.

Schritt 6: Felder auswählen

Gehe nun wieder zu Zapier. Nachdem du deinen Host ausgewählt hast, kommst du nun zu “Set up Quentn Contact”. Hier kannst du die Daten aus dem Termin-Tool übernehmen. Zwei sind jedoch wichtig: Primary Email und Add Tags.

Klicke bei “Primary Email” rechts auf das Listensymbol und wähle die E-Mail-Adresse aus.

Bei dem Feld “Add Tags” wählst du den soeben erstellten Tag aus.

Klicke auf "Continue" und "Finish", benenne die Zap und veröffentliche sie.

Schritt 7: Kampagne in Quentn anlegen

Lege in Quentn eine neue Kampagne an und ziehe das Ereigniselement "Tag geändert" in den Campaign Builder. Nach einem Doppelklick auf das Element gibst du den neuen Tag “Termin Beratung” (bzw. den Namen des eben erstellten Tags) ein. Die Kampagne wird also für alle Personen starten, die den Tag neu erhalten.

Verbinde nun das Element E-Mail-Bestätigung mit dem vorhergehenden Element, damit deine neuen Kontakte den Double-Opt-In vollziehen. Kontakte, die sich bereits in der Datenbank befinden, überspringen das Element automatisch, sie müssen also nicht noch einmal ihre E-Mail bestätigen.

Anschließend kannst du eine Sequenz starten. Die Kampagne arbeitet natürlich erst, wenn du sie veröffentlicht hast.