Die CSV-Datei

Dieser Artikel enthält folgende Themen (mit einem Klick darauf springen Sie an die entsprechende Stelle):

• Vorbereitung
• Zeichensatz
• Namen und Anrede
• Verschiebung von Spalten
• Mehrere E-Mail-Adressen in einer Zeile
• Bounces, Spam und abgemeldete Kontakte
• Checkliste zum erfolgreichen Import

Vorbereitung

Falls Ihre Kontakte noch nicht im CSV-Format vorliegen, öffnen Sie diese mit einem Tabellenkalkulationsprogramm wie Microsoft Excel oder LibreOffice Calc. Entfernen Sie ggf. Spalten, zu denen kein korrespondierendes Kontaktfeld in Quentn vorliegt. Die in Quentn verfügbaren Kontaktfelder können Sie sehen, indem Sie einen bestehenden Kontakt editieren oder neu erstellen.

Bestimmte Kontaktfelder wie Tags- oder Datumsfelder müssen in Ihrer Tabelle in einem bestimmten Format vorliegen, damit Quentn sie korrekt importieren kann. Falls bestimmte Spalten Ihres Datensatzes nicht das gewünschte Format aufweisen, können Sie diese oft einfach über die Ersetzungsfunktion Ihres Tabellenkalkulationsprogramms entsprechend abändern.

Spezielle Felder

Tags

Tags müssen jeweils in einer einzelnen Spalte pro Datensatz (Zeile) aufgelistet sein. Das verwendete Trennzeichen sollte hier entweder ein Komma, Semikolon, Doppelpunkt oder Leerzeichen sein.

Beispieldatensatz mit Tags

Datumsfelder

Datumsfelder (z.B. für das Kontaktfeld „Geburtsdatum“) müssen immer im Format ISO 8601 vorliegen. Beispiel: "2004-02-12T15:19:21+00:00" oder "2004-02-12".

Außerdem unterstützen wir noch Formate wie: "2004-12-31 13:10:20" und "2004-12-31 13:10"

Feld Land

Länder müssen im Format ISO 3166-1 alpha-2 abgelegt werden. Beispiel: "DE" für Deutschland oder "IT" für Italien.

Feld Anrede

Das Feld für die Anrede bestimmt bei Quentn auch gleichzeitig das Geschlecht des Kontakts. Dies ist z.B. für die automatische, geschlechterspezifische Anrede in E-Mails nützlich. Allerdings darf hier nur ein einzelner Buchstabe übergeben werden: "F" für Frauen und "M" für Männer.

Beispieldatensatz mit Anrede

Speichern Sie Ihren Datensatz im Dateiformat "CSV" ab. Falls möglich: achten Sie darauf, dass die Dateikodierung das Format UTF-8 besitzt und das Trennzeichen entweder ein Komma oder Semikolon ist.

Im eigenen Interesse bitten wir Sie, diese Hinweise ernst zu nehmen, da es sonst leicht zu unerwarteten Ergebnissen und unnötiger Nacharbeit führen kann.

Zeichensatz

Bitte beachten Sie, dass die Datei im richtigen Zeichensatz gespeichert wurde. Das Quentn-System erwartet UTF-8 und wird daher die vorliegenden Daten auch so behandeln. Wenn Sie nicht wissen, welchen Zeichensatz Sie nutzen, achten Sie am besten auf Umlaute und Sonderzeichen: Bei einem falschen Zeichensatz werden diese meist falsch dargestellt. So wird aus einem Herrn Müller schnell mal ein Müller. Das sieht unschön aus und hinterlässt keinen professionellen Eindruck.

Namen und Anrede

Um erfolgreich zu importieren, müssen Anrede, Titel, Vor- und Nachname in einer separaten Spalte stehen. Je nach System, aus dem die Daten kommen, ist das nicht immer gewährleistet: Oftmals stehen verschiedene Daten in derselben Spalte oder Zelle. Einige Beispiele dafür sind:

Name

Mustermann

Max Mustermann

Max

Herr Mustermann

Herr Max Mustermann

Hr. Mustermann

Herr Dr. Max Mustermann

Dipl. Ing. (FH) Max Mustermann

Max-Georg Mustermann

Max Georg Mustermann

Max Mustermann-Müller

Max Mustermann Müller

Die Liste ließe sich noch weiter fortführen. Würde man als Anrede in einer E-Mail die vollständige Zeichenkette verwenden, wäre das in aller Regel kein Problem. Jedoch kann der komplette Funktionsumfang der Software so nicht genutzt werden, da Informationen verloren gehen, wie beispielsweise das Geschlecht.

Tabellenkalkulationssoftware wie z. B. Excel oder Libre Office Calc bietet üblicherweise die Möglichkeit, den Inhalt einer Spalte nach einem Trennzeichen aufzuteilen, sodass hinterher mehrere Spalten herauskommen. Würde man das obige Beispiel bei Leerzeichen trennen, käme folgendes heraus:

...und das führt zum nächsten Problem:

Verschiebung von Spalten

In der gezeigten Grafik kann man keine der Spalten mehr zuordnen. Weder Vor-, Nachname noch Anrede sind in derselben Spalte. Beim Import würde das zu Chaos führen.

Es würde sogar nicht nur Namen und Anrede “stören”, sondern sich auch noch auf alle folgende Spalten auswirken. Wenn die E-Mail-Adresse nicht korrekt zugeordnet werden kann, geht somit der gesamte Kontakt “verloren”.

Mehrere E-Mailadressen in einer Zeile

Hin und wieder kommt es gerade bei Geschäftskontakten vor, dass in einem Datensatz mehrere Ansprechpartner vorhanden sind. Bei einem unsauberen Export kann das dazu führen, dass mehrere E-Mail-Adressen in einer Zeile landen. Entweder in derselben Spalte oder in verschiedenen. Im ersteren Fall wäre die gesamte Zeile ungültig, da die betrachtete Zelle - die ja nur eine E-Mail-Adresse enthalten sollte - nicht mehr dem Muster einer validen Adresse entspricht. In letzterem Fall würde nur die Adresse übernommen werden, die sich in der richtigen Spalte befindet. Die anderen gingen verloren.

Bounces, Spam und abgemeldete Kontakte

Manche Anbieter exportieren standardmäßig alle Kontakte, ungeachtet ihres Status, in dieselbe Datei und vermerken in einer Spalte z. B. ein Austragungsdatum, oder dass der Kontakt “gebounced” ist. Wenn Sie Kontakte in Quentn importieren möchten, entfernen Sie bitte vorher alle Kontakte, die entweder

• gebounced sind (Hard- und Softbounces), also beim Zustellversuch Fehler verursachen.
• als Spam markiert sind.
• sich bereits aus der Liste abgemeldet haben.

Alle diese Kontakte dürfen Sie entweder erst gar nicht anschreiben und falls doch, ist mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit davon auszugehen, dass der Zustellversuch scheitert und somit Ihre Absender-Reputation nach unten geht. Das wirkt sich negativ auf zukünftig versendete Mails aus - auch auf Mails, die an andere Kontakte gehen.

Checkliste zum erfolgreichen Import

• Speichern Sie Ihre CSV-Datei mit dem Zeichensatz UTF-8 ab.
• Stellen Sie sicher, dass Anrede, Titel, Vor- und Nachname in einer separaten Spalte stehen. Übrigens: Es reichen auch diese Daten aus, um einen Kontakt anzulegen! Die E-Mail-Adresse ist nicht zwingend notwendig, wenn der vollständige Name sowie die komplette Adresse eingepflegt werden.
• Stellen Sie sicher, dass es keine Verschiebung von Spalten in einzelnen Zeilen gibt. 
• Achten Sie darauf, dass nur eine E-Mail-Adresse pro Zeile vorhanden ist.
• Entfernen Sie alle Kontakte aus der CSV-Datei, die einen Status besitzen, der das Anschreiben von vornherein verhindert. (Spam, Bounces, Abmeldungen)
• Beachten Sie, dass in der Spalte für die Anrede ein “f” für Frau und ein “m” für Herr steht.