AirCall ist eine cloudbasierte Telefonanlage und Kommunikationsplattform speziell für Vertriebs- und Kundensupport-Teams. Sie funktioniert ohne physische Telefone und bietet Funktionen wie Anrufweiterleitung, Analysen und KI-gestützte Gesprächszusammenfassungen.

Die Anbindung an AirCall ist ab einem Basic-Account möglich.

Quentn und Aircall verbinden

Gehe auf Einstellungen -> API-Info und klicke den Reiter "Aircall-Accounts".

Klicke anschließend auf den grünen Button "Account hinzufügen".

Du wirst nun direkt zu Aircall weiter geleitet.

Folge hier den Anweisungen und genehmige zuerst den Zugriff.

Wichtig: Du musst in Aircall die Telefonnummern für Quentn freigeben! Weise dafür die Nummern deiner Mitarbeiter der Integration zu.

Solltest du den Schritt überspringen, kannst du ihn auch später nachholen - er muss aber zwingend durchgeführt werden.

Für die nachträgliche Zuweisung klicke in Aircall auf "Integrationen & API" und dann "Quentn".

Füge anschließend die Rufnummern hinzu.

Aircall-Nummern Quentn-Usern zuweisen

Damit das System weiß, welche Nummer bei Anrufen genutzt werden soll, musst du auch in Quentn die Rufnummern den Benutzern zuweisen.

Klicke dafür bei der API-Info unter Aircall-Accounts neben deiner Verbindung auf "Aktionen" und Einstellungen.

Es werden dir nun alle deine Quentn-Benutzer angezeigt. Weise diese nun den Aircall-Accounts zu.

Im nächsten Schritt musst du die Aircall-Rufnummern zuweisen.

Lässt du den Haken bei "Insight Cards anzeigen" aktiviert, so kannst du deine Quentn-Kontakte direkt aus Aircall heraus bei einem Anruf öffnen.

Aircall und Quentn zusammen nutzen

Nach der Verbindung von Quentn und Aircall kannst du Kontakte und Anrufe direkt zwischen beiden Systemen verknüpfen. Zusätzlich stehen dir verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, Kontakte an Aircall zu übergeben und auf Anrufereignisse automatisiert zu reagieren.

Kontakte zwischen Aircall und Quentn aufrufen

Geht ein Anruf in Aircall ein, prüft Aircall bei Quentn, ob die Telefonnummer bereits einem Kontakt zugeordnet ist.

Ist die Rufnummer in Quentn bekannt, wird dir in Aircall ein Link zum entsprechenden Kontakt angezeigt. Über diesen Link kannst du den Kontakt direkt in Quentn öffnen und die dort gespeicherten Informationen einsehen.

Die Verbindung funktioniert auch in die andere Richtung:

Öffnest du einen Kontakt in Quentn, kannst du über den entsprechenden Aircall-Button direkt einen Anruf über Aircall starten.

So kannst du während der Arbeit mit deinen Kontakten zwischen Quentn und Aircall wechseln, ohne den jeweiligen Kontakt manuell im anderen System suchen zu müssen.

Kontakte an eine Aircall Dialer Campaign senden

Über die Kontaktübersicht kannst du mehrere Kontakte gleichzeitig an Aircall übertragen und dort anschließend über eine Dialer Campaign anrufen.

Voraussetzungen

Damit du die Dialer Campaign nutzen kannst, benötigst du einen Aircall-Pro-Account, der diese Funktion unterstützt.

Außerdem muss der AirCall-Benutzer, über den die Kontakte angerufen werden sollen, einem Quentn-Benutzer zugeordnet sein.

Kontakte übertragen

Öffne in Quentn die Kontaktübersicht.
Wähle die Kontakte aus, die du an Aircall übertragen möchtest.
Öffne die Sammelaktionen (das Dropdown unter "Newsletter versenden".
Wähle „Aircall Dialer Campaign“.
Wähle den Benutzer aus, der auch in Aircall angelegt ist.
Führe die Sammelaktion aus.

Die ausgewählten Kontakte werden anschließend an AirCall übertragen.

In AirCall kannst du die Dialer Campaign starten. Sobald du dort die Kampagne startest, werden die übertragenen Kontakte nacheinander angerufen.

Aktionselement „Aircall Dialer Campaign“

Die Übergabe an eine Aircall Dialer Campaign ist auch direkt innerhalb einer Quentn-Kampagne möglich.

Dafür steht dir das Aktionselement „Aircall Dialer Campaign“ zur Verfügung.

Erreicht ein Kontakt dieses Element, wird er an Aircall übertragen und kann dort anschließend innerhalb einer Dialer Campaign angerufen werden.

Auch im Aktionselement wählst du den Benutzer aus, über den der Kontakt an Aircall übergeben werden soll. Dieser Benutzer muss ebenfalls in Aircall vorhanden sein.

Auf diese Weise kannst du beispielsweise Kontakte automatisch an Aircall übergeben, sobald sie innerhalb deiner Quentn-Kampagne einen bestimmten Punkt erreicht haben.

Auf Aircall-Ereignisse reagieren

Anrufereignisse aus Aircall werden in Quentn erfasst und in der Historie des jeweiligen Kontakts angezeigt.

Mit dem Ereigniselement "Aircall Anruf beendet" kannst du nun innerhalb einer Kampagne beispielsweise reagieren, wenn

ein eingehender Anruf beendet wurde
ein ausgehender Anruf beendet wurde
ein eingehender Anruf verpasst wurde
ein ausgehender Anruf verpasst wurde
ein Tag in AirCall vergeben wurde

Du legst im Element fest, welches Ereignis eintreten muss und welche zusätzlichen Bedingungen erfüllt sein sollen. Anschließend kannst du den Kontakt innerhalb deiner Kampagne automatisch weiterverarbeiten.

Auf die Gesprächsdauer reagieren

Bei entsprechenden Anrufereignissen (eingehender und ausgehender Anruf) kannst du zusätzlich die Dauer eines Gesprächs berücksichtigen.

So kannst du beispielsweise festlegen, dass ein Kontakt nur dann weitergeführt wird, wenn ein Gespräch kürzer oder länger als eine bestimmte Anzahl von Sekunden oder Minuten gedauert hat.

Anschließend kannst du wie gewohnt weitere Elemente in deiner Quentn-Kampagne verwenden.

Zum Beispiel kannst du:

einen Tag vergeben,
eine E-Mail senden,
einen Kontakt innerhalb einer Sales-Pipeline weiterverarbeiten,
eine Aufgabe auslösen,
oder eine andere Automation starten.

Bedingungen

Für die meisten Aircall-Ereignisse kannst du im Ereigniselement zusätzlich festlegen, unter welchen Bedingungen Quentn auf das jeweilige Ereignis reagieren soll.

Diese Bedingungen stehen für folgende Ereignisse zur Verfügung:

ein eingehender Anruf wurde beendet,
ein ausgehender Anruf wurde beendet,
ein eingehender Anruf wurde verpasst,
ein ausgehender Anruf wurde verpasst.

Für das Ereignis „Tag erhalten“ stehen diese Bedingungen nicht zur Verfügung.

Im Ereigniselement kannst du zwischen verschiedenen Möglichkeiten wählen:

Reagiere immer: Das Ereigniselement reagiert jedes Mal, wenn das ausgewählte Aircall-Ereignis eintritt.
Anzahl an vorhergegangenen Ereignissen: Du legst fest, wie oft das ausgewählte Ereignis zuvor bereits eingetreten sein muss, bevor der Kontakt weitergeführt wird. Das Maximum liegt bei 10.
Zeitspanne: Du kannst zusätzlich festlegen, innerhalb welchen Zeitraums die entsprechenden Ereignisse berücksichtigt werden sollen: Den gesamten Zeitraum oder ein bestimmter.

So kannst du genauer steuern, wann eine Automation ausgelöst werden soll.

Beispiel: Mehrere verpasste ausgehende Anrufe

Du möchtest nicht bereits nach dem ersten erfolglosen Anruf reagieren, sondern erst dann, wenn ein Kontakt mehrfach nicht erreicht werden konnte.

Wähle dafür das Ereignis „Ausgehender Anruf verpasst“ und lege anschließend die entsprechende Bedingung fest.

So kannst du beispielsweise definieren, dass ein Kontakt erst weitergeführt wird, wenn innerhalb eines bestimmten Zeitraums mehrere ausgehende Anrufe verpasst wurden.

Anschließend kannst du zum Beispiel:

einen Tag vergeben,
eine E-Mail senden,
den Kontakt innerhalb einer Pipeline weiterverarbeiten,
oder eine andere Aktion auslösen.

Eine mögliche Anwendung wäre eine automatische E-Mail mit dem Hinweis, dass du mehrfach versucht hast, den Kontakt telefonisch zu erreichen.

Benutzer zuordnen

Aircall-Anrufe können bestimmten Benutzern zugeordnet werden. Das ist beispielsweise relevant, wenn mehrere Sales-Mitarbeiter jeweils eine eigene Aircall-Nummer verwenden.

Über die Benutzerzuordnung im Ereigniselement kannst du festlegen, für welchen Aircall-Benutzer ein Ereignis gelten soll.

Beispiel:

Ein Sales-Mitarbeiter ruft einen Kontakt über seine persönliche Aircall-Nummer an. Der Kontakt ruft später auf dieser Nummer zurück, der Mitarbeiter nimmt den Rückruf jedoch nicht entgegen.

Da die Telefonnummer diesem Benutzer zugeordnet ist, kann das Ereignis entsprechend dem zuständigen Mitarbeiter zugeordnet werden.

Dadurch kannst du in Quentn gezielt auf Anrufereignisse einzelner Benutzer reagieren.

„Kein Benutzer zugeordnet“

Nicht jede Telefonnummer in Aircall muss einem einzelnen Benutzer zugeordnet sein.

So kann beispielsweise ein gesamtes Team dieselbe Telefonnummer verwenden.

Ruft ein Kontakt auf dieser Nummer zurück und niemand aus dem Team nimmt den Anruf entgegen, lässt sich das Ereignis keinem einzelnen Mitarbeiter zuordnen.

Für diesen Fall kannst du im Ereigniselement „Kein Benutzer zugeordnet“ auswählen.

Damit kannst du gezielt auf Ereignisse reagieren, bei denen zwar eine Aircall-Nummer beziehungsweise ein Team betroffen ist, aber kein einzelner Benutzer zugeordnet werden kann.

Die Auswahl ist insbesondere dann sinnvoll, wenn du getrennte Automationen für persönliche Telefonnummern und gemeinsam verwendete Teamnummern erstellen möchtest.

Würdest du stattdessen generell auf alle Benutzer reagieren, können mehrere Ereigniselemente dasselbe Ereignis erfassen. Dadurch können sich Automationen überschneiden.

Ereignis „Tag erhalten“

In Aircall können Anrufe mit Tags versehen werden.

Diese Tags kannst du ebenfalls für die Weiterverarbeitung eines Kontakts in Quentn verwenden.

Wählst du im Aircall-Ereigniselement das Ereignis „Tag erhalten“, kannst du dort einen bestimmten Aircall-Tag auswählen.

Aircall übermittelt die entsprechenden Informationen an Quentn. Da die Telefonnummer mit einem Kontakt in Quentn verknüpft ist, kann Quentn prüfen, welchem Kontakt das Anrufereignis zugeordnet werden muss.

Anschließend prüft Quentn, ob der im Ereigniselement ausgewählte Aircall-Tag unter den übermittelten Tags vorhanden ist.

Ist das der Fall, wird der Kontakt über das Ereigniselement weitergeführt.

Beispiel

Du verwendest in Aircall das Tag:

„Interesse Produkt A“

Dieses Tag wählst du ebenfalls im Aircall-Ereigniselement in Quentn aus.

Nach einem Gespräch vergibt ein Mitarbeiter in Aircall das Tag „Interesse Produkt A“.

Aircall übermittelt die Informationen an Quentn. Quentn ordnet den Vorgang anhand der Telefonnummer dem entsprechenden Kontakt zu und prüft, ob das ausgewählte Tag vorhanden ist.

Anschließend kannst du beispielsweise:

ein Quentn-Tag vergeben,
eine Follow-up-E-Mail senden,
den Kontakt in eine andere Kampagne schicken,
einen Deal innerhalb der Sales-Pipeline weiterverarbeiten,
oder eine andere Aktion auslösen.

Wichtig

Das Ereignis reagiert darauf, dass in Aircall irgendein Tag vergeben wurde.

Aircall übermittelt die vorhandenen Tag-Informationen an Quentn. Quentn prüft anschließend, ob sich der im Ereigniselement ausgewählte Tag darunter befindet.

Nur wenn dieses Tag vorhanden ist, wird der Kontakt über das Ereigniselement weitergeführt.