E-Mails landen im Spam

Ihnen ist sicherlich schon einmal aufgefallen, dass einige E-Mails, die Sie erhalten, direkt im Spam-Ordner landen. Diese E-Mails schaut man sich selten an, meistens löscht man den Inhalt des Spam-Ordners ungesehen. Das gleiche kann auch mit Ihren Newslettern geschehen! Doch warum landen die E-Mails im Spam-Ordner, auch wenn es sich nicht um Spam handelt?

Was ist Spam?

Der Begriff "Spam-E-Mails" (oder "Junk-E-Mails") bezieht sich auf bösartige, unerwünschte E-Mails, die dem Empfänger keinen Mehrwert bieten. Die Nachrichten sind nicht vertrauenswürdig und häufig auch betrügerisch motiviert. Der Empfänger soll manipuliert werden und eine für den Absender vorteilhaften Aktion bewegen - z. B. einen Link klicken oder vertrauliche Daten offen legen, etc.. Grundsätzlich lassen sich zwischen zwei Arten von Spam-E-Mails unterschieden:

1. Kriminell motivierte Nachrichten
2. unerwünschte Marketing E-Mails.

Damit Empfänger davon weitestgehend verschont bleiben, habe die E-Mail-Clients verschiedene Spam-Filter. Diese erkennen Spam-E-Mails, schieben sie in den entsprechenden Ordner oder löschen sie gleich. Jeder E-Mail-Client (wie Web.de, yahoo, etc.) haben ihre eigenen Spam-Filter! Jeder funktioniert anders, verfügt über ein anderes Bewertungssystem, hat eigene spezifische Parameter und Listen. Im Grunde bewerten Sie aber alle die E-Mail-Absender-Reputation.

Was ist eine E-Mail-Absender-Reputation?

Reputation meint den guten Ruf, also das Image. Eine E-Mail-Absender-Reputation ist eine Bewertung mithilfe eines Scores, den ein Internet Service Provider (ISP) einem Unternehmen vergibt, das E-Mails versendet. Der Score repräsentiert die Rangordnung Ihrer IP-Adresse gegenüber anderen - der Score ist also entscheidend für die Zustellbarkeit Ihrer E-Mail. Je höher der Score, desto eher kommen die E-Mails auch bei den Empfängern an. Fällt der Score, werden die Mails in den Spam-Ordner des Empfängers gesendet oder von vornherein zurückgewiesen.

Die ISP gehen bei der Score-Vergabe ähnlich vor: Schickt z. B. ein Unternehmen wiederholt E-Mails an inaktive Adressen, werden diese temporär gesperrt oder auf die schwarze Liste (die sogenannte Blacklist) gesetzt - in dem Falle sind die E-Mail-Adressen dauerhaft gesperrt.

Folgende Faktoren beeinflussen den Score:

• Die Anzahl der Mails, die vom Unternehmen versendet werden.

• Wie viele Empfänger die Mails des Unternehmens als Spam markiert haben.

• Wie oft der Service Provider die Mails als Spam gekennzeichnet hat.

• Ob das Unternehmen auf verschiedenen schwarzen Listen (Blacklists) steht.

• Wie oft die Mails nicht zugestellt werden können, weil sie z. B. an unbekannte Nutzer versendet wurden.

• Wie viele Empfänger die E-Mail öffnen, antworten, weiterleiten, löschen oder Links in der Mail anklicken.

• Wie viele Empfänger sich aus der Liste austragen.

• Ob die SPF und DKIM korrekt sind.

• Die Richtigkeit der Metadaten, des Formats und die E-Mail-Struktur.

Wie bekomme ich einen guten Score?

Für einen guten Score können Sie drei Bereiche optimieren:

1. Technische Einrichtung
2. Datenqualität
3. Inhalte der E-Mails

Technische Einrichtung

• Verifizieren Sie Ihre Domain. (Eine Anleitung finden Sie hier)
• Verknüpfen Sie Ihre E-Mail-Absender-Adresse mit einer aktiven Webseite.
• Nutzen Sie NICHT kostenlose webbasierte E-Mail-Adressen als Absender (z. B. @gmail ...)
• Vermeiden Sie ebenfalls Adressen wie noreply@xxx

Datenqualität

• Pflegen Sie Ihre Adressliste (Quentn unterstützt Sie dabei: Die Adressen, bei denen die E-Mails nicht zustellbar waren, werden automatisch (temporär) gesperrt. So vermeiden Sie es, wiederholt an inaktive Adressen zu senden.)
• Nutzen Sie ausschließlich Kontakte, die sich über ein Formular eingetragen und ihre E-Mail-Adresse bestätigt haben: Durch das Double-opt-in Verfahren können Sie sich sicher sein, dass der Empfänger sich auch für Ihre Nachrichten interessiert - schließlich hat er sich dafür angemeldet.

Inhalte der E-Mails

• Schreiben Sie gute Betreffzeilen
• Vermeiden Sie Spam-Wörter 
• Nutzen Sie wenige Bilder und achten Sie auf das richtige Text-Bild-Verhältnis (70:30). Je schneller die Mail geladen werden kann, desto besser - deswegen sollten die Bilder weniger als 1 MB groß sein.
• Machen Sie Ihre E-Mails interessant. Das mag vielleicht merkwürdig für Sie klingen - aber das Verhalten des Empfängers beeinflusst Ihren Score maßgeblich. Öffnet er Ihre Mail nicht oder nur kurz, wirkt sich das negativ für Sie aus. Also: Geben Sie ihm Anreize, mit Ihnen zu interagieren.

• Vermeiden Sie typische Spam-Trigger wie, Wiederholungen und wiederkehrende Zeichen, zum Beispiel „+++“ oder „###“, Leerzeilen, Wörter mit GROßBUCHSTABEN, "Rudel"-Satzzeichen („!!!“, „???“ oder „---“), Zahlen mit Serien von Nullen, zum Beispiel „10.000“ oder „10 000“, identische Textpassagen, zum Beispiel mehr als zwei „Jetzt hier klicken“-Links, mehrfache Absätze hintereinander

• Vermeiden Sie es, zwischen Body und Signatur Ihrer Mail mehr als zwei Leerzeilen einzufügen.

User-Whitelisting

Eine weitere sehr effektive Maßnahme ist, Ihren Empfängern das User-Whitelisting anzubieten.

Das bedeutet, der Empfänger fügt Ihre Quentn-Absender E-Mail-Adresse seinem Adressbuch bzw. der Liste der erwünschten Kontakte hinzu.