Dir ist sicherlich schon einmal aufgefallen, dass einige E-Mails, die du erhältst, direkt im Spam-Ordner landen. Diese E-Mails schaut man sich selten an, meistens löscht man den Inhalt des Spam-Ordners ungesehen. Das gleiche kann auch mit deinen Newslettern geschehen! Doch warum landen die E-Mails im Spam-Ordner, auch wenn es sich nicht um Spam handelt?
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Was ist Spam?
Der Begriff "Spam-E-Mails" (oder "Junk-E-Mails") bezieht sich auf bösartige, unerwünschte E-Mails, die dem Empfänger keinen Mehrwert bieten. Die Nachrichten sind nicht vertrauenswürdig und häufig auch betrügerisch motiviert. Der Empfänger soll manipuliert werden und eine für den Absender vorteilhaften Aktion bewegen - z. B. einen Link klicken oder vertrauliche Daten offen legen, etc.. Grundsätzlich lassen sich zwischen zwei Arten von Spam-E-Mails unterschieden:
- Kriminell motivierte Nachrichten
- unerwünschte Marketing E-Mails.
Damit Empfänger davon weitestgehend verschont bleiben, habe die E-Mail-Clients verschiedene Spam-Filter. Diese erkennen Spam-E-Mails, schieben sie in den entsprechenden Ordner oder löschen sie gleich. Jeder E-Mail-Client (wie Web.de, yahoo, etc.) haben ihre eigenen Spam-Filter! Jeder funktioniert anders, verfügt über ein anderes Bewertungssystem, hat eigene spezifische Parameter und Listen. Im Grunde bewerten sie aber alle die E-Mail-Absender-Reputation.
Was ist eine E-Mail-Absender-Reputation?
Reputation meint den guten Ruf, also das Image. Eine E-Mail-Absender-Reputation ist eine Bewertung mithilfe eines Scores, den ein Internet Service Provider (ISP) einem Unternehmen vergibt, das E-Mails versendet. Der Score repräsentiert die Rangordnung deiner IP-Adresse gegenüber anderen - der Score ist also entscheidend für die Zustellbarkeit deiner E-Mail. Je höher der Score, desto eher kommen die E-Mails auch bei den Empfängern an. Fällt der Score, werden die Mails in den Spam-Ordner des Empfängers gesendet oder von vornherein zurückgewiesen.
Die ISP gehen bei der Score-Vergabe ähnlich vor: Schickt z. B. ein Unternehmen wiederholt E-Mails an inaktive Adressen, werden diese temporär gesperrt oder auf die schwarze Liste (die sogenannte Blacklist) gesetzt - in dem Falle sind die E-Mail-Adressen dauerhaft gesperrt.
Folgende Faktoren beeinflussen den Score:
Die Anzahl der Mails, die vom Unternehmen versendet werden.
Wie viele Empfänger die Mails des Unternehmens als Spam markiert haben.
Wie oft der Service Provider die Mails als Spam gekennzeichnet hat.
Ob das Unternehmen auf verschiedenen schwarzen Listen (Blacklists) steht.
Wie oft die Mails nicht zugestellt werden können, weil sie z. B. an unbekannte Nutzer versendet wurden.
Wie viele Empfänger die E-Mail öffnen, antworten, weiterleiten, löschen oder Links in der Mail anklicken.
Wie viele Empfänger sich aus der Liste austragen.
Ob die SPF und DKIM korrekt sind.
Die Richtigkeit der Metadaten, des Formats und die E-Mail-Struktur.
Wie bekomme ich einen guten Score?
Für einen guten Score kannst du drei Bereiche optimieren:
- Technische Einrichtung
- Datenqualität
- Inhalte der E-Mails
Technische Einrichtung
- Verifiziere deine Domain! (Eine Anleitung findest du hier)
- Verknüpfe deine E-Mail-Absender-Adresse mit einer aktiven Webseite.
- Nutze NICHT kostenlose webbasierte E-Mail-Adressen als Absender (z. B. @gmail ...)
- Vermeide ebenfalls Adressen wie noreply@xxx
Datenqualität
- Pflege deine Adressliste (Quentn unterstützt dich dabei: Die Adressen, bei denen die E-Mails nicht zustellbar waren, werden automatisch (temporär) gesperrt. So vermeidest du es, wiederholt an inaktive Adressen zu senden.)
- Nutze ausschließlich Kontakte, die sich über ein Formular eingetragen und ihre E-Mail-Adresse bestätigt haben: Durch das Double-opt-in Verfahren kannst du dir sicher sein, dass der Empfänger sich auch für deine Nachrichten interessiert - schließlich hat er sich dafür angemeldet.
Inhalte der E-Mails
- Schreibe gute Betreffzeilen
- Vermeide Spam-Wörter
- Nutze wenige Bilder und achte auf das richtige Text-Bild-Verhältnis (70:30). Je schneller die Mail geladen werden kann, desto besser - deswegen sollten die Bilder weniger als 1 MB groß sein.
- Machedeine E-Mails interessant. Das mag vielleicht merkwürdig für dich klingen - aber das Verhalten des Empfängers beeinflusst deinen Score maßgeblich. Öffnet er deine Mail nicht oder nur kurz, wirkt sich das negativ für dich aus. Also: Gib ihm Anreize, mit dir zu interagieren.
- Vermeide typische Spam-Trigger wie, Wiederholungen und wiederkehrende Zeichen, zum Beispiel „+++“ oder „###“, Leerzeilen, Wörter mit GROßBUCHSTABEN, "Rudel"-Satzzeichen („!!!“, „???“ oder „---“), Zahlen mit Serien von Nullen, zum Beispiel „10.000“ oder „10 000“, identische Textpassagen, zum Beispiel mehr als zwei „Jetzt hier klicken“-Links, mehrfache Absätze hintereinander
- Vermeide es, zwischen Body und Signatur deiner Mail mehr als zwei Leerzeilen einzufügen.
User-Whitelisting
Eine weitere sehr effektive Maßnahme ist, deinen Empfängern das User-Whitelisting anzubieten.
Das bedeutet, der Empfänger fügt deine Quentn-Absender E-Mail-Adresse seinem Adressbuch bzw. der Liste der erwünschten Kontakte hinzu.