Für ganz Schnelle: Die Kampagnenvorlage kannst du hier importieren.

Mit Quentn, Zapier und Google Drive kannst du personalisierte Zertifikate automatisch erstellen und deinen Kontakten anschließend per E-Mail zur Verfügung stellen.

Dabei übernimmt Quentn die Steuerung des Prozesses: Ein Kontakt erreicht innerhalb einer Kampagne das Zapier-Element, Zapier erstellt auf Basis einer Google-Docs-Vorlage ein individuelles Zertifikat und überträgt anschließend den Link zum fertigen PDF zurück an Quentn. Dort kann automatisch der Versand einer E-Mail mit dem Download-Link ausgelöst werden.

Voraussetzungen

Für die Umsetzung benötigst du folgende Accounts:

Google Account

Für die Erstellung und Ablage der Zertifikate benötigst du einen Google Account mit Zugriff auf Google Drive und Google Docs.

Ein normaler kostenloser Google Account ist hierfür ausreichend.

Quentn Pro-Account

Für die ausgehende Verbindung zu Zapier benötigst du einen Quentn Pro-Account.

Kosten: aktuell 119 € monatlich.

Zapier Professional

Da der Workflow aus mehreren Schritten besteht, benötigst du bei Zapier einen Tarif, der Multi-Step-Zaps unterstützt.

Hierfür ist mindestens der Professional-Plan erforderlich.

Kosten: aktuell ab ca. 26,54 € monatlich, abhängig vom gewählten Task-Kontingent.

Dabei solltest du beachten, dass sich die Anzahl der Kontakte, die du monatlich verarbeiten kannst, nicht allein nach dem Zapier-Tarif richtet. Innerhalb des Professional-Plans wählst du zusätzlich ein monatliches Task-Kontingent.

Bei dem hier beschriebenen Zap fallen pro Kontakt zwei Tasks an:

Quentn als Trigger: 0 Tasks
Formatter by Zapier: 0 Tasks
Google Docs: 1 Task
Quentn als abschließende Action: 1 Task

Damit werden pro verarbeitetem Kontakt 2 Tasks verbraucht.

Beispiele:

750 Tasks → ca. 375 Kontakte pro Monat
1.500 Tasks → ca. 750 Kontakte pro Monat
2.000 Tasks → ca. 1.000 Kontakte pro Monat
5.000 Tasks → ca. 2.500 Kontakte pro Monat
10.000 Tasks → ca. 5.000 Kontakte pro Monat

Zapier zählt hierbei nur erfolgreich ausgeführte Actions. Der Trigger sowie der Formatter werden nicht auf das Task-Kontingent angerechnet.

Die Preise der jeweiligen zusätzlichen Task-Pakete können je nach gewähltem Paket variieren.

Alternative: Make

Grundsätzlich lässt sich ein vergleichbarer Workflow auch mit Make umsetzen. Je nach Umfang kann dort bereits ein Core-Account ausreichend sein.

Die folgende Anleitung beschreibt jedoch ausschließlich die Umsetzung mit Zapier.

Vorbereitung in Quentn

Bevor du den Zap anlegst, benötigst du einige Vorbereitungen in deinem Quentn-System.

Kontaktfelder anlegen

Lege zunächst zwei eigene Kontaktfelder an.

1. Kontaktfeld für das Datum

Erstelle ein Kontaktfeld vom Typ Datum.

Dieses Feld benötigst du, wenn auf dem Zertifikat automatisch das aktuelle Datum eingetragen werden soll.

Das Datum wird innerhalb der Quentn-Kampagne mit Hilfe des Elements "Feld schreiben" in das Kontaktfeld geschrieben und anschließend an Zapier übergeben.

2. Kontaktfeld für den Zertifikats-Link

Erstelle zusätzlich ein Kontaktfeld vom Typ Text.

In dieses Feld schreibt Zapier später den Link zum fertigen Zertifikat beziehungsweise zur PDF-Datei.

Dieses Kontaktfeld kannst du anschließend als Platzhalter innerhalb deiner Quentn-Mail verwenden.

Kampagne vorbereiten

Die Kampagnenvorlage kannst du dir hier mit einem Klick in dein System importieren.

Erstelle nun die Kampagne, über die der Prozess ausgelöst werden soll.

Ein möglicher Aufbau sieht beispielsweise so aus:

Start → Feld schreiben → Zapier senden

Im Element „Feld schreiben“ wird das aktuelle Datum in das zuvor angelegte Datumsfeld eingetragen.

Danach folgt das Zapier-Element. Sobald der Kontakt dieses Element erreicht, wird der Zap gestartet.

In diesem Beispiel erfolgt der Einstieg in die Kampagne manuell. Du kannst natürlich auch jeden anderen geeigneten Kampagnenstart verwenden.

Tag für den Zertifikatsversand anlegen

Lege zusätzlich einen Tag an, beispielsweise:

Zertifikat verschicken

Dieser Tag wird später im letzten Schritt des Zaps an den Kontakt vergeben.

Er dient wiederum als Ereignis in deiner Quentn-Kampagne.

Dafür kannst du beispielsweise folgenden Bereich anlegen:

Ereignis „Tag(s) geändert“ → E-Mail-Sequenz

In der Sequenz befindet sich die E-Mail, über die der Kontakt seinen persönlichen Download-Link zum Zertifikat erhält.

Der komplette Ablauf sieht damit so aus:

Kontakt erreicht das Zapier-Element → Zertifikat wird erstellt → PDF-Link wird zurück an Quentn übertragen → Tag wird vergeben → Quentn versendet die E-Mail mit dem Download-Link

Zertifikat als Google-Docs-Vorlage erstellen

Als Nächstes benötigst du eine Vorlage für dein Zertifikat.

Ordner in Google Drive erstellen

Erstelle in deinem eigenen Google Drive einen separaten Ordner für die Zertifikate.

Es empfiehlt sich, einen eigenen Ordner für die Vorlage und gegebenenfalls einen weiteren Ordner für die später automatisch generierten Zertifikate anzulegen.

Wichtig ist, dass sich die Vorlage in deinem eigenen Google Drive befindet.

Google Doc erstellen

Erstelle innerhalb des Ordners ein neues Google-Dokument und gestalte darin dein Zertifikat.

Alle Inhalte, die Zapier später automatisch einsetzen soll, müssen als Platzhalter im Dokument hinterlegt werden.

Das können beispielsweise sein:

Vorname
Nachname
Datum

Die benötigten Platzhalter findest du im Zweifel auch im Mail-Editor von Quentn.

Zapier erkennt diese Platzhalter später und bietet sie bei der Einrichtung des Zaps zur Befüllung an.

Dokument freigeben

Damit der Workflow funktioniert, muss das Dokument entsprechend freigegeben werden.

Stelle die Freigabe auf:

„Jeder, der über den Link verfügt“

Achte außerdem darauf, dass der Google Account, den du später mit Zapier verbindest, Zugriff auf den Ordner und die Vorlage hat.

Zap erstellen

Der Zap besteht aus insgesamt vier Schritten:

Quentn – Campaign Contact Sent
Formatter by Zapier – Date/Time
Google Docs – Create Document From Template
Quentn – Create or Update Contact

Schritt 1: Quentn – Campaign Contact Sent

Der erste Schritt dient als Trigger.

Wähle in Zapier:

Quentn → Campaign Contact Sent

Verbinde anschließend deinen Quentn-Account oder wähle einen bereits verbundenen Account aus.

Danach benötigst du die Element-ID des Zapier-Aktionselements aus deiner Quentn-Kampagne.

Wähle das entsprechende Campaign-Send-Element beziehungsweise gib die Element-ID an. Sobald ein Kontakt dieses Element innerhalb der Kampagne erreicht, startet der Zap.

Zapier erhält dabei die Daten des Kontakts aus Quentn. Dazu gehören beispielsweise:

Vorname
Nachname
E-Mail-Adresse
das zuvor beschriebene Datumsfeld
weitere verfügbare Kontaktinformationen

Diese Daten kannst du in den folgenden Schritten verwenden.

Schritt 2: Datumsformat anpassen

Das Datum, das aus Quentn an Zapier übertragen wird, entspricht zunächst nicht unbedingt dem Format, das du auf deinem Zertifikat verwenden möchtest.

Deshalb wird es im zweiten Schritt formatiert.

Wähle:

Formatter by Zapier

Als Action verwendest du:

Date/Time

Anschließend stellst du Folgendes ein:

Transform: Format
Input: das in Quentn angelegte Kontaktfeld für das Datum
To Format: beispielsweise DD-MM-YYYY
Timezone: Europe/Berlin
From Timezone: UTC

Damit wird das Datum in ein Format gebracht, das auf dem Zertifikat sinnvoll dargestellt werden kann.

Du kannst natürlich auch ein anderes Ausgabeformat verwenden, beispielsweise:

03.09.2026

oder

03-09-2026

Schritt 3: Zertifikat aus der Vorlage erstellen

Jetzt wird das eigentliche Zertifikat erzeugt.

Wähle:

Google Docs

Als Action verwendest du:

Create Document From Template

Verbinde anschließend deinen Google Account oder wähle einen bereits verbundenen Account aus.

Vorlage auswählen

Unter Folder containing the template document wählst du zunächst den Google-Drive-Ordner aus, in dem sich deine Zertifikatsvorlage befindet.

Unter Template Document wählst du anschließend das entsprechende Google-Dokument aus.

Zapier liest nun die in der Vorlage enthaltenen Platzhalter aus.

Namen für das neue Dokument festlegen

Unter New Document Name legst du fest, wie die automatisch erstellten Zertifikate heißen sollen.

Hier kannst du beispielsweise die E-Mail-Adresse des Kontakts verwenden.

Alternativ kannst du auch Vorname und Nachname oder eine Kombination verschiedener Kontaktinformationen verwenden.

Zielordner auswählen

Unter Folder for New Document legst du fest, in welchem Google-Drive-Ordner die fertigen Zertifikate gespeichert werden sollen.

Es empfiehlt sich, dafür einen separaten Ordner anzulegen.

Platzhalter zuweisen

Nun verbindest du die Platzhalter deiner Google-Docs-Vorlage mit den entsprechenden Daten aus den vorherigen Zap-Schritten.

Für Vor- und Nachname greifst du auf die Daten aus Schritt 1 zurück.

Beispielsweise:

Vorname → Step 1: Quentn Campaign Contact Sent → First Name

Nachname → Step 1: Quentn Campaign Contact Sent → Last Name

Für den Datums-Platzhalter verwendest du dagegen den formatierten Output aus Schritt 2.

Datum → Step 2: Formatter by Zapier → Output

Zapier erstellt nun für jeden Kontakt ein individuelles Dokument auf Grundlage deiner Vorlage.

Schritt 4: Link zurück an Quentn übertragen

Im letzten Schritt werden die Informationen zum Zertifikat zurück an Quentn gesendet.

Wähle:

Quentn → Create or Update Contact

Ordne zunächst die erforderlichen Kontaktdaten zu. Nutze hierfür die Informationen aus Schritt 1, damit Zapier den bestehenden Kontakt in Quentn aktualisiert.

Anschließend weist du dem zuvor angelegten Text-Kontaktfeld den Link zum Zertifikat zu.

Als Wert verwendest du den Output aus dem Google-Docs-Schritt:

Export Links → Application PDF

Damit wird direkt der Link zur PDF-Version des erstellten Zertifikats in Quentn gespeichert.

Nicht vergessen: Tag vergeben

Vergiss in diesem Schritt nicht, zusätzlich den zuvor angelegten Tag zu vergeben, beispielsweise:

Zertifikat verschicken

Durch die Vergabe des Tags wird in Quentn das entsprechende Ereigniselement ausgelöst und der Kontakt gelangt in die Sequenz mit der Versandmail.

Zertifikats-Link in der E-Mail verwenden

Innerhalb der E-Mail verwendest du das Kontaktfeld für den Zertifikats-Link als Platzhalter.

Der Empfänger erhält dadurch automatisch den Link zu seinem individuell erzeugten Zertifikat.

Du kannst den Platzhalter beispielsweise hinter einem Button wie

„Zertifikat herunterladen“

hinterlegen.

Damit läuft der gesamte Prozess anschließend automatisiert:

Kontakt erreicht die entsprechende Stelle in Quentn → aktuelles Datum wird gespeichert → Zapier wird ausgelöst → Google Docs erstellt das personalisierte Zertifikat → Zapier überträgt den PDF-Link zurück an Quentn → der entsprechende Tag wird vergeben → Quentn versendet die E-Mail mit dem persönlichen Download-Link.